Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en definities

Deze verwerkersovereenkomst ("Overeenkomst") geldt tussen:

• Verwerkingsverantwoordelijke ("Opdrachtgever"): de zakelijke klant die Prozoneova inschakelt voor opname, mix, mastering of podcastwerk;
• Verwerker: Prozoneova B.V., Transformatorweg 7, 1014 AA Amsterdam, KvK 91986385, vertegenwoordigd door Maarten Jansen.

Begrippen uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hebben dezelfde betekenis als in die verordening. "Persoonsgegevens" omvat onder meer stemopnames, namen en contactgegevens van artiesten, presentatoren en gasten. De privacyverklaring beschrijft onze rol wanneer wij zelf verantwoordelijke zijn.

2. Onderwerp en duur

De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de diensten uit te voeren die in de opdracht of algemene voorwaarden staan, zoals vocal opname, live opnames, mixage, mastering of podcast opname.

De verwerking duurt zolang de hoofdovereenkomst loopt en daarna alleen voor zover nodig voor archief, facturatie of wettelijke bewaarplicht. Werkbestanden verwijderen we na 18 maanden na de laatste sessie, tenzij Opdrachtgever schriftelijk een andere termijn opdraagt die met de AVG strookt.

3. Aard van de verwerking

Activiteiten kunnen omvatten: opnemen in de studio, tijdelijk opslaan op beveiligde schijven, basis-editing, exporteren van stems of masters naar Opdrachtgever, en beperkte communicatie met betrokkenen wanneer Opdrachtgever dat instructeert.

We gebruiken opnames niet voor eigen marketing, publicatie of training van AI-modellen. Publicatie buiten de opdracht vereist instructie én rechtsgrond van Opdrachtgever; zie ook gids podcastgasten.

4. Categorieën betrokkenen en gegevens

Betrokkenen: artiesten, bandleden, podcastgasten, presentatoren en andere deelnemers aan sessies die Opdrachtgever aanlevert.

Categorieën gegevens: identiteit, contactgegevens, stem- en instrumentopnames, sessienotities, en eventueel beeldmateriaal dat Opdrachtgever zelf meebrengt. We verwerken geen bijzondere categorieën tenzij Opdrachtgever dat expliciet instrueert met passende grondslag.

5. Instructies van Opdrachtgever

Verwerker handelt alleen op gedocumenteerde instructies van Opdrachtgever, waaronder e-mailbevestigingen van planning, technische riders en exportformaten. Als een instructie naar onze mening in strijd is met de AVG, melden we dat vóór uitvoering.

Opdrachtgever waarborgt dat hij een rechtsgrond heeft om gegevens aan ons door te geven en dat betrokkenen waar nodig zijn geïnformeerd. Voor gasten in podcastproducties verwijzen we naar onze gids.

6. Verplichtingen Verwerker

Verwerker:

• verwerkt gegevens vertrouwelijk en geeft teamleden alleen toegang op need-to-know-basis;
• past passende technische en organisatorische maatregelen toe (HTTPS, toegangsbeheer, vergrendelde ruimtes, versleuteling waar mogelijk);
• helpt Opdrachtgever bij verzoeken van betrokkenen voor zover redelijk en binnen 3 werkdagen waar haalbaar;
• meldt datalekken aan Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging zodat Opdrachtgever meldingen bij de Autoriteit Persoonsgegevens kan doen;
• verwijdert of retourneert gegevens na afloop van de opdracht, behoudens wettelijke bewaarplicht.

Details over beveiliging staan ook in privacyverklaring.

7. Subverwerkers

Opdrachtgever stemt in met de volgende subverwerkers voor hosting en formulierdoorstuur zolang ze gegevens alleen voor onze opdracht gebruiken:

• TransIP B.V. (website en e-mailinfrastructuur);
• FormSubmit (doorsturen contactformulier, VS — zie privacyverklaring).

We informeren Opdrachtgever vóór toevoeging van een nieuwe subverwerker die persoonsgegevens uit sessies raakt; Opdrachtgever mag binnen 14 dagen gemotiveerd bezwaar maken. Subverwerkers ondertekenen artikel 28 AVG-bedingen.

8. Doorgifte buiten de EER

Primair verwerken we in Nederland. Doorgifte naar de Verenigde Staten via FormSubmit betreft vooral contactformuliergegevens van Opdrachtgever zelf, niet ruwe sessiebestanden. Sessiebestanden blijven op onze systemen in de EU tenzij Opdrachtgever export naar eigen cloud vraagt; dan instrueert Opdrachtgever die transfer.

9. Audits en informatie

Opdrachtgever mag één keer per kalenderjaar, na afspraak en zonder de studio te verstoren, redelijke documentatie opvragen over naleving. Geheimhouding van andere klanten blijft gewaarborgd. We kunnen een standaard security-vragenlijst invullen wanneer die redelijk is.

10. Aansprakelijkheid en rangorde

Bij tegenstrijdigheid tussen deze Overeenkomst en de algemene voorwaarden prevaleert deze Overeenkomst voor verwerking van persoonsgegevens. Aansprakelijkheid volgt de hoofdovereenkomst en Nederlands recht.

Tarieven voor diensten staan op de site (bijvoorbeeld € 920 voor een live dag); btw 21% is in die bedragen opgenomen waar van toepassing.

11. Contact en ondertekening

Voor een ondertekende versie of vragen: contact, [email protected] of 020 737 4829. Adres: Transformatorweg 7, 1014 AA Amsterdam.

Modelversie gepubliceerd op 16 oktober 2026. Wijzigingen communiceren we schriftelijk aan actieve zakelijke opdrachtgevers.